APPEL D'OFFRE : Équipe de mission - JeuxFC 2028 à Régina

Cette personne, en collaboration avec le bureau de la FESFO, aura comme principale responsabilité la gestion de la délégation Équipe Ontario. Elle sera responsable de la mise en place du budget, des échéanciers pour le recrutement, ainsi que le développement du camp d’entraînement (avec les adjoint.e.s). Elle aura aussi la responsabilité d’être le lien de contact avec le Comité organisateur (CO) et l’équipe de la FJCF au nom d’Équipe Ontario. Cette personne est en position décisionnelle dans les cas où des interventions sont nécessaires, en concertation avec l’équipe de mission, ainsi que la Direction générale de la FESFO (partenaire de recrutement).

** Note : Cette personne doit nécessairement avoir un permis de conduire valide et puisse conduire un véhicule de la FESFO. Cette personne doit détenir un certificat de premiers soins et RCR et un certificat de premiers soins en santé mentale valide lors des JeuxFC (ou s'engager d'obtenir ces certifications d'ici le début de l'événement).

Cette personne, en collaboration avec le bureau de la FESFO, aura comme responsabilités la logistique et les communications de l’Équipe Ontario. Elle sera responsable de la gestion du transport local, provincial et national, du matériel et de l’équipement ; des locaux lors du camp d’entraînement, appui au service alimentaire lors du camp d’entraînement, etc. Elle s’occupera aussi de la gestion des médias sociaux, des entrevues médiatiques, mises à jour du site web, prises de photos.

** Note : Cette personne doit nécessairement avoir un permis de conduire valide et puisse conduire un véhicule de la FESFO.

Ces personnes sont responsables de la gestion des disciplines sous leur responsabilité : 
        ▪︎  Doit connaître et comprendre les devis techniques des disciplines sous sa responsabilité ; 
        ▪︎  Assurer la saine gestion des disciplines sous sa responsabilité ;
        ▪︎  Est une personne-ressource pour les JeuxFC ;
        ▪︎  Appuyer les entraîneur.euse.s dans leurs fonctions et la gestion de leur équipe.

** Note : Ces personnes devraient avoir un permis de conduire valide afin de conduire un véhicule de la FESFO (pas obligatoire, mais un atout important).

Cette personne, en collaboration avec le bureau de la FESFO, aura comme responsabilités la gestion des inscriptions des participant.e.s dès leur arrivée sur le site, la gestion de la prise des présences, la gestion des premiers soins physiques, la gestion des premiers soins de santé mentale et plusieurs autres. 

** Notes : Cette personne doit détenir un certificat de premiers soins et RCR et un certificat de premiers soins en santé mentale valide lors des JeuxFC (ou s'engager d'obtenir ces certifications d'ici le 1er avril 2027).

• Une ébauche de calendrier pour le recrutement de l’équipe d’entraîneur.euse.s et des participant.e.s et ;
• Une ébauche de programmation pour le camp d’entraînement ;
• Une ébauche de budget prévisionnel avec un maximum de dépenses de 250 000 $ ;
• Un plan pour la diversification des revenus avec un minimum de 5 propositions. 

• Un plan de communication pour faire le recrutement des participant.e.s et ;
• Un plan de déplacement provincial générique avec des options pour faire déplacer les jeunes de partout en province vers Ottawa (pour vous appuyer : Liste des écoles secondaires de langue française en Ontario). 

• Une ébauche de calendrier pour le recrutement de son équipe d’entraîneur.euse.s et des participant.e.s et ;
• Une ébauche de programmation pour le camp d’entraînement, selon le volet choisi ;

• Une gestion de risques identifiant les 5 risques les plus probables au niveau de la santé et du bien-être des participant.e.s, les mesures d’atténuation de ces risques ainsi que le plan de gestion de ces risques s’ils surviennent en événement. 

• Gestion du budget accordé pour le projet ;
• Recrutement de l’équipe d'entraîneur.euse.s et des participant.e.s (en collaboration avec l’adjoint.e en sports et l’adjoint.e aux arts et au leadership) ;
• Camp d’entraînement ;
• Plan de commandites (en collaboration avec l’adjoint.e à la logistique et aux communications) ;
• Présence aux rencontres avec le Comité organisateur (CO) et la FJCF, et des rapports réguliers au partenaire de recrutement (FESFO) ;
• Soumission des rapports d’incidents suite à l’événement ;
• Rapport final pour Équipe Ontario (narratif et financier) ;
• Présence au post-mortem organisé par la FJCF.

• Logistiques :

  • Plan de transport pour le déplacement des participant.e.s et des adultes accompagnateurs (équipe de mission et entraîneur.euse.s), au niveau local, provincial, et appuyer la FJCF avec le déplacement national ;
  • Responsable des achat de transport selon le plan (avec les outils qu’offrira la FESFO);
  • Plan et réservation d’hébergement pour le camp d’entraînement, et pour les déplacements des participant.e.s et des adultes accompagnateurs ;
  • Plan pour les dortoirs pendant le camp d’entraînement et pendant les JeuxFC (en collaboration avec l’adjoint.e à la santé) ;
  • Plan, réservation et achats pour la nourriture pour les déplacements et le camp d’entraînement (en collaboration avec l’adjoint.e à la santé) ;
  • Plan et gestion du matériel pour le camp d’entraînement et pour les JeuxFC ;

• Communications :

  • Plan de communication (pour le recrutement, et pour la tenue des JeuxFC) ;
  • Plan de commandites (en collaboration avec le.la chef.fe de mission) ;
  • Gestion des plateformes de médias sociaux d’Équipe Ontario ;
  • Prise de photos, et gestion des photos du camp d’entraînement et pendant les JeuxFC ;
  • Gestion des médias (demandes d’entrevues, recrutement de participant.e.s pour les entrevues, préparation des participant.e.s pour les entrevues, etc.) ;
  • Mise à jour du site web (pages pour Équipe Ontario).
• Rapport final du secteur (narratif).

• Recrutement de l’équipe d'entraîneur.euse.s et des participant.e.s (en collaboration avec le.la chef.fe de mission) ;
• Lire et comprendre les devis techniques des disciplines sous sa responsabilité ;
• Tenir des rencontres régulières avec les entraîneur.euse.s des disciplines sous sa responsabilité ;
• Horaire de pratique pour le camp d’entraînement (en collaboration avec les entraîneur.euse.s) ;
• Rapport d’incidents pendant le camp d’entraînement et les JeuxFC (remis au.à la chef.fe de mission) ;
• Rapport final du secteur (narratif).

• Gestion du recrutement des participant.e.s (en collaboration avec le.la chef.fe de mission et des adjoint.e.s) ;
• Gestion de la base de données des inscriptions ;
• Gestion des suivis de santé et de bien-être (ex : allergies, besoins spéciaux, etc.) ;
• Gestion des formulaires d’autorisation parentale et des paiements ;
• Gestion des prises de présences (préparation des listes, et valider les présences régulièrement pendant les déplacement et les événements) ;
• Plan pour les dortoirs pendant le camp d’entraînement et pendant les JeuxFC (en collaboration avec l’adjoint.e à la logistique et aux communications) ;
• Plan, réservation et achats pour la nourriture pour les déplacements et le camp d’entraînement (en collaboration avec l’adjoint.e à la logistique et aux communications) ;
• Obtention d’une certification en premiers soins et RCR, ainsi qu’une certification en premiers soins en santé mentale (obtenir ces certifications d'ici le 1er avril 2027) ;
• Gestion des rapports d’incidents pendant les activités ;
• Soumission des rapports au.à la chef.fe de mission à la fin des activités ;
• Rapport final du secteur (narratif).